TimeHub – Zeiten im Griff

Highlights

Zeiterfassung im Mittelstand: Was eine gute Lösung leisten sollte

Warum Zeiterfassung für KMU mehr ist als Stunden zählen

Wer Arbeitszeiten erfasst, erfüllt nicht nur eine Pflicht: Arbeitszeiten sollen nachvollziehbar dokumentiert sein, und Urlaub, Krankheit und Überstunden müssen sich belegen lassen. In kleinen und mittleren Unternehmen entsteht daraus schnell ein Nebeneinander von Excel-Tabellen, Zetteln und Nachrichten. Das kostet Zeit am Monatsende und führt zu Rückfragen, wenn niemand mehr weiß, welcher Stand gilt.

Eine gute Zeiterfassung für KMU beantwortet daher drei Fragen: Was wurde gearbeitet, was war vereinbart, und wer hat es geprüft? TimeHub bildet genau diese Kette ab. Mitarbeitende tragen ihre Zeiten ein, das Arbeitszeitmodell liefert den Sollwert, und die Führung gibt Tage frei und schließt den Monat.

Soll und Ist im Blick behalten

Der Kern ist der Vergleich von Soll und Ist. Sie hinterlegen pro Person die Wochenarbeitszeit, TimeHub berücksichtigt Feiertage und Wochenenden und zeigt Abweichungen pro Tag und Monat. Überstunden und Minusstunden sind damit keine Überraschung, sondern jederzeit einsehbar. Das ist für Mitarbeitende fairer und für die Planung verlässlicher als eine Schätzung am Monatsende.

Hinweise zum Arbeitszeitgesetz helfen, kritische Konstellationen früh zu erkennen, etwa lange Arbeitstage, fehlende Pausen oder zu kurze Ruhezeiten. Sie ersetzen keine rechtliche Prüfung, machen aber auffällige Einträge sichtbar, bevor sie sich häufen.

Ein praktischer Nebeneffekt: Wer Soll und Ist laufend sieht, kann früher gegensteuern. Häufen sich Überstunden in einem Team, fällt das im Monat auf und nicht erst im Jahresgespräch. Umgekehrt zeigt der Vergleich, ob Arbeitszeitmodelle zu den tatsächlichen Abläufen passen, etwa bei Teilzeitkräften mit wechselnden Einsatztagen.

Abwesenheiten und Freigaben ohne Papierkram

Urlaub, Krankheit und Sonderurlaub gehören in dasselbe System wie die Arbeitszeiten, denn nur dann stimmen Soll und Ist. Urlaubsanträge werden im Kalender gewählt, die Arbeitstage im Zeitraum berechnet und der Resturlaub bleibt im Blick. Führungskräfte sehen, wer wann fehlt, und können Anträge und Tage in einem Schritt bearbeiten.

Der Freigabeprozess ist bewusst schlicht gehalten: einzelne Tage genehmigen, den Monat abschließen, fertig. Der Status jedes Eintrags bleibt nachvollziehbar. Wer die Freigabe erteilen darf, regeln Sie über Rollen und Rechte in Colex, sodass nicht jede Person alle Zeiten sieht.

Bei der Einführung hilft ein kurzer Leitfaden: Wann werden Zeiten eingetragen, bis wann werden Tage freigegeben, und wer vertritt die Freigabe im Urlaub? Legen Sie diese Regeln vorab fest und testen Sie sie im ersten Monat mit einem kleinen Team, bevor alle Beschäftigten umsteigen. So bleibt die Umstellung überschaubar und Rückfragen werden früh sichtbar.

Zeiterfassung im Zusammenhang mit Kunden und Projekten

Für Agenturen, Dienstleister und Handwerksbetriebe ist der Zeitbezug zu Kunden entscheidend, etwa wenn Aufwand kalkuliert oder Angebote nachgerechnet werden. Da TimeHub Teil von Colex ist, arbeiten Zeiterfassung, CRM, Belege und Aufgaben mit demselben Login und denselben Rechten. Eine zusätzliche Schnittstelle zwischen Einzeltools ist nicht nötig.

Wer die Zeiterfassung testen möchte, kann Colex 30 Tage kostenlos ausprobieren. TimeHub gehört zum Professional-Tarif; die Unterschiede zu anderen Anbietern zeigt der Vergleich.

Zum Schluss ein Hinweis zur Abgrenzung: TimeHub ist auf die Erfassung, Kontrolle und Freigabe von Arbeitszeiten ausgelegt und ersetzt keine Stempeluhr-Hardware und keine Lohnabrechnung. Der geprüfte Monat liefert jedoch eine saubere Grundlage für die Lohnbuchhaltung, und die Beteiligten müssen nicht mehr mehrere Tabellen abgleichen.

Häufige Fragen

Mehr Vergleiche: sevDesk-Alternative, E-Rechnung, Anbieter-Vergleich.