Finanzen in Colex

Finanzen · Eingang

Eingangsrechnungen – Belege ohne Medienbruch

Name: Finanzen · Eingang
Brand: Colex
Availability: InStock

Belege hochladen oder optional per MailDock aus dem Postfach importieren – Colex erkennt Eingangsrechnungen, gleicht sie mit Abbuchungen ab und verknüpft passende Zahlungen automatisch. Ab Starter.

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Belege aus dem Postfach

Optional mit MailDock: E-Mails nach Rechnungen und Belegen durchsuchen – ohne manuelles Speichern.

Beleg-Upload

PDF und gängige Formate – direkt in der Eingangsliste.

Auto-Verknüpfung

Passende Abbuchungen im Banking erkennen und Beleg plus Umsatz automatisch verbinden.

OCR-Erkennung

Automatische Texterkennung – Status pending, fertig oder fehlgeschlagen.

E-Rechnung XML

Strukturierte Eingangsbelege ohne OCR – Status „nicht nötig“.

Lieferanten-CRM

Eingangsbelege dem passenden Lieferanten aus dem CRM zuweisen.

Übersicht & Status

Offene und gebuchte Belege – filterbar und nachvollziehbar.

Eingang

Belege erfassen statt stapeln

Eingangsrechnungen listen, prüfen und weiterverarbeiten – inkl. Status und Datei am Beleg.

Belegliste mit Filtern
Prüfen & verknüpfen
Upload direkt in der Liste

OCR

Beleg prüfen und zuordnen

OCR-Daten prüfen, Lieferant wählen und Beleg für die Buchhaltung vorbereiten.

Texterkennung am Beleg
Lieferant aus dem CRM
Betrag und Positionen

Autobox

Postfach hilft mit

E-Mail-Eingang für Belege – eigenes IMAP oder Colex-Adresse, Abgleich mit Banking.

E-Mail-Kanal für Belege
Weniger manuelles Hochladen
Im Finanzen-Kontext

Zahlung

Mit Umsätzen verbinden

Abbuchungen und Eingangsbelege im selben Stack matchen.

Umsatzliste
Vorschläge & Matching
Offene Posten schließen

MailDock

Belege aus Mails

Posteingang und Belege im selben Mandanten – Anhänge ohne Medienbruch.

Mail-Kontext
Anhänge übernehmen
Weniger Medienbrüche

Lieferanten

Partner im CRM

Lieferanten zentral pflegen – dieselbe Datenbasis wie für den Beleg.

Lieferantenstamm
Historie am Kontakt
Ein Datenstand

Funktionen

Alles, was Finanzen · Eingang kann

Belege erfassen

Vom Posteingang bis zur geprüften Eingangsrechnung.

Upload von PDF-Belegen in die Eingangsliste
E-Rechnungen im XML-Format ohne OCR-Verarbeitung
OCR-Status: ausstehend, verarbeitet oder fehlgeschlagen
Hintergrund-Verarbeitung per Job-Queue

Optional: Belege aus dem Postfach (MailDock)

Wenn ein IMAP-Postfach in Colex verbunden ist, läuft die Belegerfassung mit.

E-Mails im verbundenen Postfach nach Eingangsrechnungen und Belegen durchsuchen
Relevante Anhänge in die Eingangsbelege übernehmen
Betrag und Lieferant per OCR vorbereiten – wie beim manuellen Upload
Funktion ist optional und setzt MailDock plus Eingangsrechnungen voraus

Zuordnung & Prüfung

Lieferant, Betrag und Vorgang – alles am Beleg.

Lieferanten aus dem CRM zuweisen
Belege prüfen und für die Buchhaltung vorbereiten
Übersicht offener und erledigter Eingangsrechnungen
Weniger Medienbrüche zur externen Buchhaltung

Mit Banking verknüpft

Zahlung und Beleg in einem System.

Bankumsätze Eingangsbelegen zuordnen
Abbuchungen mit erkannten Belegen aus E-Mail oder Upload abgleichen
Passende Zahlungen und Belege automatisch verknüpfen, wenn der Abgleich eindeutig ist
Durchgängige Verknüpfung Ausgang und Eingang
Offene Posten im Finanzüberblick schließen

GoBD-Ready & Nachvollziehbarkeit

Colex bietet alle technischen Voraussetzungen für eine revisionssichere Belegablage nach den Richtlinien der GoBD.

GoBD-konformes Arbeiten: revisionssichere Belegablage im Mandanten nach GoBD-Richtlinien
Nachvollziehbare Zuordnung zu Lieferanten
Exportfähigkeit über Banking und Belege

Ablauf

Vom Scan zur zugeordneten Zahlung

1
Beleg erfassen

Hochladen – oder optional aus dem verbundenen Postfach importieren lassen.
2
Prüfen & zuordnen

OCR-Daten prüfen und Lieferanten aus dem CRM wählen.
3
Automatisch verknüpfen

Colex gleicht den Beleg mit der passenden Abbuchung ab und verbindet beides.

Integration

Teil der Colex-Finanzkette

MailDock (optional)

Verbundenes Postfach liefert Belege – ohne separates Sammeln in Ordnern.

Kunden-CRM

Lieferanten als Kontakte – dieselbe Datenbasis.

Banking

Abbuchungen erkennen und mit Eingangsbelegen automatisch verknüpfen.

Finanzen-Übersicht

Alle Module unter /finanzen.

Tarife

In diesen Tarifen enthalten

Eingangsrechnungen sind ab dem Starter-Paket verfügbar.

Finanzen · Eingang ist in Starter, Professional, Business enthalten.

30 Tage kostenlos testen

Eingangsrechnungen verwalten: Ordnung von der Rechnung bis zur Zahlung

Warum Eingangsrechnungen mehr Aufmerksamkeit verdienen

Eingangsrechnungen sind die Belege, mit denen Sie Betriebsausgaben nachweisen und in der Regel auch die Vorsteuer geltend machen. Fehlt ein Beleg oder ist er unvollständig, kann das später Ärger mit dem Finanzamt bedeuten oder bares Geld kosten. In der Praxis scheitert es selten am Wissen, sondern an der Organisation: Rechnungen landen als Anhang in E-Mails, als Foto auf dem Smartphone, im Papierstapel oder bei Kolleginnen und Kollegen, und niemand weiß, welche schon bezahlt sind.

Ein festes Verfahren löst das: Jede Rechnung wird an einem zentralen Ort erfasst, dem passenden Lieferanten zugeordnet und mit der Zahlung verbunden. Erst dann ist jederzeit klar, was offen ist und was bereits beglichen wurde.

Prüfen Sie beim Erfassen jeder Rechnung ein paar Punkte: Stimmen Lieferant, Rechnungsdatum und Betrag? Ist die Rechnung vollständig und lesbar? Gehört sie tatsächlich zu einer Bestellung oder Leistung, die Sie beauftragt haben? Wer diese Fragen früh beantwortet, vermeidet Fehlzahlungen und Streit mit Lieferanten. Ebenso wichtig ist eine klare Regel, wer eine Rechnung freigeben darf, bevor sie bezahlt wird, damit nicht mehrere Personen dieselbe Rechnung unabhängig voneinander begleichen.

PDF, Papier und E-Rechnung im Eingang

Eingehende Rechnungen kommen in unterschiedlicher Form. Klassische PDFs enthalten nur ein Bild des Belegs, weshalb Betrag, Datum und Lieferant per Texterkennung (OCR) ausgelesen werden müssen. Das funktioniert meist gut, ist aber nie fehlerfrei; prüfen Sie erkannte Werte deshalb immer, bevor Sie einen Beleg weiterverarbeiten. Bei E-Rechnungen im Format XML entfällt die Texterkennung, weil die Daten bereits strukturiert vorliegen.

Unternehmen in Deutschland müssen sich darauf einstellen, E-Rechnungen im Geschäftsverkehr empfangen zu können. Wie Sie sich darauf vorbereiten, erklärt unsere Seite zur E-Rechnung. Welche Pflichten konkret für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Belege aus dem Postfach statt aus dem Ordner

Viele Lieferanten versenden Rechnungen per E-Mail. Wer sie manuell herunterlädt und ablegt, verliert Zeit und übersieht gelegentlich einen Anhang, etwa weil die Mail im Spam-Ordner gelandet ist oder an eine persönliche Adresse ging. Sinnvoll ist ein gemeinsames Postfach für Rechnungen, das regelmäßig auf Belege geprüft wird.

Wenn Sie in Colex ein IMAP-Postfach über MailDock verbunden haben, kann Colex Ihre E-Mails nach Eingangsrechnungen und Belegen durchsuchen und relevante Anhänge in die Eingangsliste übernehmen. Diese Funktion ist optional; ohne Postfach laden Sie Belege einfach manuell hoch.

Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten möglichst eine feste Rechnungsadresse und bitten Sie um PDF- oder E-Rechnungs-Versand, denn Fotos und Papier verursachen den meisten Nacharbeitsaufwand.

Rechnung und Zahlung zusammenführen

Der eigentliche Nutzen entsteht beim Abgleich mit dem Bankkonto. Wenn jede Abbuchung ihrem Beleg zugeordnet ist, erkennen Sie Doppelzahlungen, fehlende Belege und offene Verbindlichkeiten sofort. Automatische Zuordnungen sollten nur dann greifen, wenn der Treffer eindeutig ist, alles andere gehört zur manuellen Prüfung. Genau so arbeitet Colex: Eindeutige Treffer zwischen Beleg und Bankumsatz werden verknüpft, unklare Fälle bleiben zur Kontrolle offen.

Weitere Hinweise zu Belegen und ihrer Ablage finden Sie in den häufigen Fragen zu Belegen, den Zahlungsabgleich beschreibt die Seite zum Banking.

Häufige Fragen

Was sind Eingangsrechnungen?

Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die Ihr Unternehmen von Lieferanten und Dienstleistern erhält. Sie dokumentieren Ihre Ausgaben und sind in der Regel Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Deshalb sollten sie vollständig erfasst, dem richtigen Lieferanten zugeordnet und mit der zugehörigen Zahlung verbunden werden.

Wie erfasse ich Eingangsrechnungen in Colex?

Sie laden PDF-Belege in die Eingangsliste hoch, die Texterkennung liest die Daten im Hintergrund aus, und Sie prüfen das Ergebnis. Anschließend ordnen Sie den Lieferanten aus dem CRM zu. Alternativ übernimmt Colex Belege optional aus einem verbundenen Postfach. Den Bearbeitungsstatus sehen Sie in der Übersicht.

Kann Colex Rechnungen aus meinem E-Mail-Postfach übernehmen?

Ja, wenn Sie ein IMAP-Postfach über MailDock verbunden haben, durchsucht Colex Ihre E-Mails nach Eingangsrechnungen und Belegen und übernimmt relevante Anhänge in die Eingangsliste. Die Funktion ist optional und setzt MailDock sowie Eingangsrechnungen voraus. Ohne Postfach laden Sie Belege manuell hoch.

Was ist OCR bei Rechnungen und muss ich das Ergebnis prüfen?

OCR steht für automatische Texterkennung: Aus dem PDF werden Angaben wie Betrag und Lieferant ausgelesen. Da die Erkennung nicht immer fehlerfrei ist, sollten Sie die Werte vor der Weiterverarbeitung prüfen. In Colex sehen Sie den OCR-Status je Beleg: ausstehend, verarbeitet oder fehlgeschlagen.

Wie werden E-Rechnungen im Eingang behandelt?

E-Rechnungen im XML-Format enthalten ihre Daten bereits strukturiert und benötigen deshalb keine Texterkennung. In Colex erscheinen sie in der Eingangsliste mit dem Status „nicht nötig“ für OCR. Hintergründe zu den Formaten finden Sie auf der Seite E-Rechnung.

Wie verknüpft Colex Eingangsrechnungen mit Bankumsätzen?

Colex gleicht erkannte Belege aus Upload oder E-Mail mit Abbuchungen im Banking ab und verknüpft Beleg und Umsatz automatisch, wenn der Treffer eindeutig ist. Bei unklaren Fällen ordnen Sie manuell zu. So erkennen Sie offene Posten und Belege ohne passende Zahlung schneller.

Kann ich Eingangsrechnungen Lieferanten zuordnen?

Ja, Eingangsbelege weisen Sie Lieferanten aus dem Kunden-CRM zu. Kunden und Lieferanten sind dieselbe Datenbasis, sodass Sie pro Geschäftspartner alle zugehörigen Belege sehen. Mehr dazu erfahren Sie auf der Seite zum Kunden-CRM.

Was kostet die Eingangsrechnungs-Verwaltung in Colex?

Eingangsrechnungen sind ab dem Tarif Starter verfügbar, ebenso in Professional und Business. Der optionale Postfach-Import setzt zusätzlich MailDock voraus. Die Preise richten sich nach Tarif und Benutzerzahl, zuzüglich Mehrwertsteuer; Sie können Colex 30 Tage kostenlos testen.

Mehr Vergleiche: sevDesk-Alternative, E-Rechnung, Anbieter-Vergleich.