1. Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Webanwendung Colex unter https://app.colex.io durch registrierte Nutzer im Auftrag eines Unternehmens (Mandant). Anbieter ist (nachfolgend „Anbieter“):
Colex Werbeagentur
Inhaberin: Lisa Mandana Ut
Kaiserin-Augusta-Allee 95
10589 Berlin
Deutschland
Die Anwendung richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB (B2B). Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB ist nicht vorgesehen. Mit der Registrierung oder Nutzung bestätigt der Mandant, die Anwendung in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu nutzen.
2. Leistungsgegenstand
Der Anbieter stellt eine cloudbasierte Business-Software (SaaS) zur Verfügung. Umfang und Verfügbarkeit richten sich nach dem jeweils gebuchten Plan sowie optionalen Add-ons und Integrationen. Der Anbieter ist berechtigt, die Anwendung weiterzuentwickeln und Funktionen anzupassen, sofern berechtigte Interessen der Nutzer gewahrt bleiben und wesentliche Kernfunktionen nicht ohne angemessenen Grund entzogen werden.
Beschreibungen auf Marketing-Seiten sind unverbindlich, soweit nicht ausdrücklich Vertragsbestandteil. Ein bestimmtes Service-Level (SLA) wird nur geschuldet, wenn es gesondert schriftlich vereinbart ist.
3. Pläne, Preise und Zusatzleistungen
Entgelte, enthaltene Nutzerkontingente, Speicher und zubuchbare Module ergeben sich aus dem jeweils aktuellen Angebot (Preisseite und/oder Buchungsstrecke in der Anwendung) und dem vom Mandanten gewählten Plan. Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit anwendbar.
Der Anbieter kann Preise und Leistungsumfänge für künftige Abrechnungszeiträume anpassen. Wesentliche Preiserhöhungen werden mit angemessener Frist angekündigt; dem Mandanten steht ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Wirksamkeitszeitpunkt zu, soweit gesetzlich geboten.
4. Zahlung, Verzug und Sperrung
Die Abrechnung erfolgt in der Regel über den Zahlungsdienstleister Stripe bzw. die in der Anwendung hinterlegte Zahlungsmethode. Rechnungs- und Zahlungsdaten werden dort verarbeitet, soweit für die Abwicklung erforderlich.
Bleibt eine fällige Zahlung aus, kann der Anbieter nach erfolgloser Mahnung und unter Berücksichtigung einer angemessen kurzen Nachfrist den Zugang vorübergehend einschränken oder sperren. Gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Wiederherstellung nach Zahlungseingang erfolgt in der Regel zeitnah, ohne Anspruch auf eine bestimmte Frist.
5. Registrierung und Zugang
- Zugang erhalten nur von einem Mandanten autorisierte Personen.
- Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Der Mandant ist für alle Aktivitäten unter seinen Nutzerkonten verantwortlich, soweit er diese zu vertreten hat.
- Der Mandant stellt sicher, dass angegebenen Unternehmens- und Kontaktdaten zutreffend sind.
6. Pflichten der Nutzer
Nutzer verpflichten sich insbesondere:
- die Anwendung nur im Rahmen geltender Gesetze zu nutzen,
- keine rechtswidrigen, beleidigenden oder schädigenden Inhalte zu speichern oder zu verbreiten,
- keine Sicherheitsmechanismen zu umgehen oder die Infrastruktur übermäßig zu belasten,
- nur Daten zu verarbeiten, zu deren Verarbeitung sie berechtigt sind,
- Integrationen (z. B. E-Mail, Banking, Google, Steuer-Schnittstellen) nur mit gültiger Berechtigung zu verbinden,
- Open-Banking-Anbindungen (Kontoabruf) nur für berechtigte betriebliche Zwecke und ohne missbräuchliche Dauer-Abrufe zu nutzen.
7. Keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung
Colex ist eine Software zur Unterstützung betrieblicher Prozesse. Der Anbieter erbringt damit keine Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung oder Buchführung im Sinne berufsrechtlicher Vorschriften. Auswertungen, Hinweise, KI-Vorschläge, ELSTER-Übermittlungen und Exporte (z. B. DATEV) ersetzen keine fachliche Prüfung durch den Mandanten bzw. dessen Steuerberater. Für die Richtigkeit von Steuersätzen, Meldungen und Belegen bleibt der Mandant verantwortlich.
8. Verfügbarkeit und Wartung
Der Anbieter bemüht sich um einen störungsfreien Betrieb. Wartungsfenster, höhere Gewalt oder Störungen bei Drittanbietern können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Geplante Wartungen werden – soweit möglich – vorab angekündigt. Ein unterbrechungsfreier Betrieb wird nicht geschuldet.
9. Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz und zwingende gesetzliche Haftung (z. B. nach dem Datenschutzrecht, soweit anwendbar) bleiben unberührt.
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist der Höhe nach auf die vom Mandanten in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis an den Anbieter gezahlten Netto-Entgelte für die betroffene Leistung begrenzt, höchstens jedoch auf den in diesem Zeitraum angefallenen Jahresbetrag.
Soweit gesetzlich zulässig, haftet der Anbieter nicht für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden oder den Verlust von Daten, soweit der Schaden bei zumutbarer Datensicherung durch den Mandanten vermeidbar gewesen wäre.
10. Geistiges Eigentum
Software, Design und Dokumentation der Anwendung bleiben Eigentum des Anbieters oder seiner Lizenzgeber. Nutzern wird ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit und den gebuchten Umfang eingeräumt. Mandanteneigene Inhalte und Daten verbleiben beim Mandanten.
11. Laufzeit, Kündigung und Daten nach Vertragsende
Die Nutzung richtet sich nach dem zwischen Anbieter und Mandant vereinbarten Plan bzw. Vertrag (Laufzeit, Verlängerung, Kündigung in der Anwendung oder über den Zahlungsdienstleister). Bei Vertragsende werden Zugänge deaktiviert.
Der Mandant kann vor oder unverzüglich nach Vertragsende verfügbare Exportfunktionen nutzen bzw. Support um Herausgabe im technisch verfügbaren Umfang bitten. Nach einer angemessenen Karenzfrist werden Betriebsdaten gelöscht und Identitäten anonymisiert. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen (Belege, Journal) werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unter einem deaktivierten Mandanten-Shell vorgehalten und erst danach endgültig gelöscht. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
12. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthält die Datenschutzerklärung. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Mandanten verarbeitet (Mandanten-Geschäftsdaten in der Anwendung), geschieht dies als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Der jeweils aktuelle Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil dieser Nutzungsbedingungen und wird in der Anwendung unter Einstellungen → Rechtliches zum Download bereitgestellt.
13. Änderungen dieser Bedingungen
Der Anbieter kann diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft anpassen, wenn gesetzliche, technische oder wirtschaftliche Gründe dies erfordern. Über wesentliche Änderungen wird der Mandant in angemessener Form informiert (z. B. per E-Mail oder Hinweis in der Anwendung). Widerspricht der Mandant nicht innerhalb einer angemessenen Frist und setzt die Nutzung fort, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Auf das Widerspruchsrecht wird in der Änderungsmitteilung hingewiesen.
14. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und kollisionsrechtlicher Normen, soweit zulässig. Gerichtsstand ist – soweit der Nutzer Kaufmann ist – Berlin (Sitz der Inhaberin Lisa Mandana Ut, Colex Werbeagentur). Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt.
15. Impressum
Pflichtangaben nach § 5 DDG finden Sie unter Impressum.
16. Kontakt
Colex Werbeagentur
Inhaberin: Lisa Mandana Ut
Kaiserin-Augusta-Allee 95
10589 Berlin
Deutschland
E-Mail: support@colex.io
Web: https://colex.io