Buchhaltung – von der Buchung bis zum DATEV-Export

Highlights

Buchhaltung für kleine und mittlere Unternehmen: Ein Leitfaden

Keine Buchung ohne Beleg: das Grundprinzip

Ordnungsmäßige Buchführung beruht auf einem einfachen Grundsatz: Jede Buchung braucht einen Beleg, und jede Änderung muss nachvollziehbar bleiben. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, verlangen deshalb unter anderem Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Praktisch bedeutet das: Rechnungen und Belege werden festgeschrieben, statt später stillschweigend überschrieben zu werden, und Korrekturen laufen über eigene Buchungen wie Storno oder Gutschrift.

Software kann dafür die technischen Voraussetzungen schaffen, die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen. Dazu zählt neben der Nutzung der Funktionen auch die organisatorische Seite, etwa eine Verfahrensdokumentation. Was davon für Ihr Unternehmen konkret nötig ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Ein häufiger Fehler in kleinen Unternehmen ist, Belege erst am Quartals- oder Jahresende zu sammeln. Dann fehlen Rechnungen, Zahlungen sind nicht mehr nachvollziehbar, und die Rekonstruktion kostet ein Vielfaches der Zeit, die eine laufende Pflege benötigt hätte. Effizienter ist ein fester Rhythmus: Belege zeitnah erfassen, Zahlungen wöchentlich zuordnen und Auswertungen regelmäßig stichprobenartig prüfen. So bleibt die Buchhaltung ein Werkzeug zur Steuerung und wird nicht zur lästigen Pflichtübung.

Offene Posten im Griff behalten

Die Liste offener Posten (OPOS) zeigt, welche Forderungen Ihre Kunden noch nicht beglichen haben und welche Verbindlichkeiten Sie selbst noch zahlen müssen. Sie ist damit die Grundlage für Liquiditätsplanung und Mahnwesen. Aussagekräftig ist sie nur, wenn Zahlungen konsequent zugeordnet werden, denn andernfalls erscheinen bezahlte Rechnungen weiterhin als offen und Mahnungen gehen an die falschen Kunden.

Achten Sie besonders auf Teilzahlungen: Der bezahlte Teil wird zugeordnet, der Rest bleibt offen. In Colex fließen Zahlungen aus dem Banking direkt in die offenen Posten, sodass Teilbeträge automatisch berücksichtigt werden.

USt, EÜR und GuV: Was die Auswertungen leisten

Die Umsatzsteuer-Auswertung fasst zusammen, welche Umsatzsteuer Sie schulden und welche Vorsteuer Sie abziehen können. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt den Gewinn als Differenz aus Einnahmen und Ausgaben und kommt für viele Selbstständige und kleinere Betriebe in Frage. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stellt dagegen Erträge und Aufwendungen gegenüber und gehört zur Bilanzierung. Welche Form für Sie gilt, hängt unter anderem von Rechtsform und Größe ab.

Wichtig ist: Auswertungen sind eine Vorbereitung, kein Ersatz für die fachliche Prüfung. Kontrollieren Sie Kennzahlen stichprobenartig gegen Ihre Belege, bevor Sie sie weitergeben oder übermitteln. Colex bietet diese Auswertungen auf Basis gebuchter Konten und ermöglicht bei freigeschaltetem ELSTER auch die Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung ohne persönliches Zertifikat.

Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

Die meisten Unternehmen arbeiten für Jahresabschluss oder Steuererklärungen mit einer Steuerberatung zusammen. Reibungslos klappt das, wenn Belege vollständig sind, Zahlungen zugeordnet wurden und die Daten in einem Format ankommen, das dort weiterverarbeitet werden kann. Für DATEV-Anwender ist ein Buchungsjournal-Export üblich. Colex erzeugt ihn aus den gebuchten Zeilen, zeigt vorab eine Buchungsvorschau und hält eine Export-Historie für den erneuten Download bereit.

Alternativ laden Sie Ihre Steuerberatung mit reinem Leserecht ein, sodass sie selbst in die Daten sehen kann, ohne dass Sie Listen verschicken müssen. Wie Colex im Vergleich zu anderen Lösungen aufgestellt ist, zeigt der Funktionsvergleich.

Häufige Fragen

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