Kunden-CRM – alle Kontakte an einem Ort

Highlights

Kundenverwaltung für kleine Unternehmen: Worauf es im Alltag ankommt

Warum saubere Kundenstammdaten die Basis sind

In vielen kleinen Unternehmen liegen Kundendaten gleichzeitig in einer Excel-Liste, im E-Mail-Programm, in der Rechnungssoftware und im Kopf der Mitarbeitenden. Jede Kopie veraltet unterschiedlich schnell. Das Ergebnis sind Rechnungen an alte Adressen, doppelte Kontakte und Rückfragen, die niemand beantworten kann, weil die Historie fehlt. Ein CRM für KMU löst dieses Problem nicht durch Komplexität, sondern dadurch, dass es genau einen Datensatz pro Geschäftspartner gibt, auf den alle anderen Bereiche zugreifen.

Gerade wenn Sie Rechnungen, Angebote und Zahlungen im selben System führen, zahlt sich das aus: Der Beleg übernimmt die Stammdaten aus dem Kontakt, und Sie müssen Anschrift, Zahlungsziel oder USt-ID nicht jedes Mal neu eingeben.

Ein weiterer Vorteil ist die Auffindbarkeit. Wenn ein Kunde anruft, sehen Sie in wenigen Sekunden, welche Angebote noch offen sind, welche Rechnungen bezahlt wurden und was zuletzt besprochen wurde. Das wirkt professionell und verhindert, dass Wissen an einzelne Personen gebunden bleibt. Fällt jemand aus dem Team aus oder verlässt das Unternehmen, bleibt die Kundenhistorie dennoch vollständig erhalten. Gerade für kleine Betriebe ist das ein handfester Vorteil.

Was in ein Kundendossier gehört

Ein brauchbares Dossier beantwortet in Sekunden die Fragen, die im Tagesgeschäft ständig auftauchen: Wer ist der Ansprechpartner? Welche Rechnungsadresse und welche Lieferadresse gelten? Welche Konditionen wurden vereinbart? Was wurde zuletzt angeboten, berechnet und bezahlt? Dazu gehören Stammdaten wie Kontaktdaten, USt-ID und Zahlungsziel ebenso wie Notizen zu Gesprächen und die Liste aller Angebote, Rechnungen und Gutschriften.

Trennen Sie außerdem bewusst zwischen Kunden und Lieferanten. Manche Geschäftspartner sind beides, etwa wenn Sie gegenseitig Leistungen austauschen. In dem Fall sollte ein einziger Kontakt beide Rollen tragen, damit Ausgangs- und Eingangsbelege demselben Partner zugeordnet werden und keine doppelten Einträge entstehen.

Datenschutz und Zugriffsrechte im Blick behalten

Kontaktdaten sind in der Regel personenbezogene Daten. Speichern Sie deshalb nur, was Sie für die Geschäftsbeziehung tatsächlich brauchen, und legen Sie fest, wer im Unternehmen Kontakte sehen, bearbeiten oder löschen darf. Nicht jede Person im Team benötigt Zugriff auf alle Kundendaten. Für steuerlich relevante Belege gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die von der Löschung personenbezogener Daten getrennt zu betrachten sind. Wie Sie beides in Ihrem Unternehmen regeln, sollten Sie mit Ihrer Datenschutz- und Steuerberatung abstimmen.

In Colex werden Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Kontakten mit einer Berechtigungsprüfung abgesichert. Damit lässt sich der Zugriff nach Rollen steuern, statt jedem alles zu erlauben.

Der Umzug aus einer anderen Software

Wer von einem anderen Programm wechselt, sollte die Kontakte nicht ungeprüft übernehmen. Räumen Sie vorher Dubletten auf, vereinheitlichen Sie Schreibweisen und prüfen Sie, ob Kundennummern, USt-IDs und Zahlungsziele vollständig sind. Ein kurzer Testlauf mit wenigen Datensätzen zeigt, ob die Zuordnung der Felder stimmt, bevor der gesamte Bestand übernommen wird.

Colex bietet dafür einen Kundenimport für den Systemwechsel, damit Sie nicht von vorn beginnen müssen. Wie sich Colex funktional von anderen Lösungen unterscheidet, erfahren Sie im Funktionsvergleich sowie auf den Seiten zur sevDesk-Alternative und lexoffice-Alternative.

Häufige Fragen

Mehr Vergleiche: sevDesk-Alternative, E-Rechnung, Anbieter-Vergleich.