Banking & Kassenbuch – Finanzen im Griff

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Bankabgleich in der Praxis: Zahlungen sicher Belegen zuordnen

Warum der Bankabgleich zur Routine gehören sollte

Beim Bankabgleich vergleichen Sie Kontobewegungen mit Ihren Rechnungen und Belegen. Nur so wissen Sie zuverlässig, welche Kunden bezahlt haben, welche Lieferanten noch offen sind und ob Ihre Buchhaltung mit dem tatsächlichen Kontostand übereinstimmt. Wer den Abgleich nur einmal im Quartal macht, sucht dann stundenlang nach Zahlungen, deren Zweck niemand mehr kennt. Besser ist ein kurzer, fester Termin, etwa wöchentlich, bei dem neue Umsätze zugeordnet werden.

Entscheidend ist eine gute Datenbasis: Legen Sie Ihre Bankkonten an, importieren Sie die Umsätze und ordnen Sie jede Buchung einem Beleg zu. Was zugeordnet ist, schließt den offenen Posten. Was nicht passt, bleibt sichtbar als unzugeordnet und wird nicht vergessen.

Vermeiden Sie es, Zahlungen nur „nach Gefühl“ zuzuordnen. Prüfen Sie bei jeder Buchung Betrag, Datum und Absender oder Empfänger, denn ähnlich klingende Kunden und wiederkehrende Beträge führen schnell zu Verwechslungen. Dokumentieren Sie außerdem, wenn eine Zahlung bewusst nicht zugeordnet wird, zum Beispiel bei Bankgebühren oder privaten Entnahmen, damit später erkennbar bleibt, warum eine Buchung offen ist. Wer diese Sorgfalt früh übt, spart sich beim Jahresabschluss langes Nachforschen.

Typische Sonderfälle und wie Sie sie lösen

Die Zuordnung nach Betrag und Rechnungsnummer im Verwendungszweck funktioniert in vielen Fällen, doch es gibt wiederkehrende Ausnahmen. Kunden überweisen einen Teilbetrag, fassen mehrere Rechnungen in einer Zahlung zusammen, ziehen Skonto ab oder vergessen die Rechnungsnummer. Sammelzahlungen sollten Sie auf die einzelnen Rechnungen aufteilen, Teilzahlungen als solche erfassen, damit der Restbetrag offen bleibt, und Skontoabzüge nachvollziehbar dokumentieren.

Automatische Zuordnungen sind dann hilfreich, wenn sie nur bei eindeutigen Treffern greifen. In Colex werden eindeutige Kombinationen aus Beleg und Bankumsatz automatisch verknüpft, alles Übrige landet in einer eigenen Ansicht für unzugeordnete Umsätze und wird von Ihnen geprüft. So sparen Sie Zeit, ohne die Kontrolle abzugeben.

Das Kassenbuch ordentlich führen

Wer Bargeschäfte hat, sollte Einnahmen und Ausgaben zeitnah und lückenlos festhalten. Zu jeder Buchung gehört ein Beleg, und der im Kassenbuch ausgewiesene Bestand muss regelmäßig mit dem tatsächlich gezählten Bargeld übereinstimmen. Abweichungen sollten Sie sofort klären und dokumentieren. Ob für Ihre Kasse zusätzliche Anforderungen gelten, etwa bei elektronischen Kassensystemen, hängt von Ihrem Betrieb ab und ist eine Frage für Ihre Steuerberatung.

Das Kassenbuch in Colex ergänzt das Bankkonto für Barvorgänge. Sie erfassen Ein- und Ausgänge und können das Kassenbuch für Auswertung und Weitergabe exportieren.

Daten für die Steuerberatung bereitstellen

Am Monats- oder Quartalsende brauchen Steuerberatung und Buchhaltung eine vollständige Übersicht: Bankumsätze, zugehörige Belege und offene Posten. Je besser Sie diese Daten vorab zuordnen, desto weniger Rückfragen entstehen und desto günstiger und schneller läuft die Zusammenarbeit. Colex ermöglicht den Export der Daten für Steuerberater und externe Buchhaltung. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung am besten vorab, in welchem Rhythmus und in welchem Umfang sie die Daten benötigt, damit Sie nicht mehr aufbereiten als nötig.

Wie aus zugeordneten Zahlungen Journal, offene Posten und Auswertungen entstehen, lesen Sie auf der Seite zur Buchhaltung; die Erfassung der Gegenseite beschreibt die Seite zu Eingangsrechnungen.

Häufige Fragen

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