MailDock – E-Mail, wo Ihr Geschäft läuft

Highlights

E-Mail im Team: Warum ein Postfach im CRM-Kontext hilft

Das Problem: E-Mail läuft neben dem Geschäft her

In den meisten Unternehmen liegt die Kundenkommunikation im Mailprogramm, während Kundendaten, Angebote und Rechnungen in anderen Systemen stehen. Wer wissen möchte, was mit einem Kunden besprochen wurde, wechselt zwischen Fenstern, sucht in Ordnern und leitet Nachrichten weiter, damit Kollegen mitlesen können. Das kostet Zeit und führt dazu, dass Wissen in einzelnen Postfächern versickert.

Ein IMAP E-Mail-Client im Team löst dieses Problem nicht durch ein neues Postfach, sondern durch Kontext. Ihre bestehenden Konten bleiben, Sie lesen und schreiben aber in derselben Oberfläche, in der auch Kunden, Vorgänge und Aufgaben liegen.

Bestehende Postfächer anbinden statt umziehen

MailDock verbindet sich per IMAP und SMTP mit Ihren vorhandenen Konten. Für Gmail und Outlook/Microsoft 365 gibt es Voreinstellungen, andere Anbieter richten Sie manuell ein. Ein Assistent führt durch die Einrichtung, ein Verbindungstest zeigt vor dem Speichern, ob die Daten stimmen. Ihre Adresse ändert sich nicht, und Mails bleiben weiterhin auf dem Mailserver.

Im Alltag arbeiten Sie wie gewohnt mit Ordnern, gelesenen und ungelesenen Nachrichten, Markierungen, Anhängen und Drag-and-drop. Beim Schreiben hilft das Compose-Fenster, das ohne Seitenwechsel auskommt, dazu automatisch gespeicherte Entwürfe und HTML-Signaturen mit Logo und Firmendaten, auch mehrere pro Konto.

Ein weiterer Vorteil im Team ist die Einheitlichkeit nach außen. Mit Signaturen, die Logo und Firmendaten enthalten, und mehreren Signaturen pro Konto treten alle Beschäftigten gleich auf, ohne Vorlagen von Hand zu kopieren. Entwürfe werden automatisch gespeichert, sodass eine unterbrochene Antwort nicht verloren geht, wenn das Telefon klingelt oder ein Kunde vorbeikommt.

E-Mail im Kundenkontext

Der eigentliche Nutzen entsteht durch die Verbindung zum CRM. Beim Verfassen einer Nachricht wählen Sie den Kunden aus dem Stamm oder legen ihn direkt aus der E-Mail an. So entsteht keine zweite Adressliste, und die Korrespondenz gehört zu demselben Kunden wie Angebote und Rechnungen. Wer im Team einen Kunden übernimmt, findet den Zusammenhang, ohne die Mailbox des Kollegen zu durchsuchen.

Für Support und Vertrieb kommen KI-Funktionen hinzu: E-Mails lassen sich zusammenfassen, Formulierungen verbessern. Das ersetzt keine persönliche Antwort, spart aber Zeit bei langen Threads.

Wichtig zur Abgrenzung: MailDock ist kein Ersatz für einen vollständigen Exchange-Server mit gemeinsamen Ordnern und Kalenderfreigaben. Es konzentriert sich auf das geschäftliche Postfach und dessen Verbindung zu Kunden, Belegen und Aufgaben. Wer diesen Kern braucht, ist gut bedient; wer tiefe Exchange-Funktionen benötigt, sollte das vorab prüfen.

Belege aus dem Postfach: optional mit Finanzmodulen

Wer Colex auch für die Buchhaltung nutzt, kann Eingangsrechnungen direkt aus dem Postfach übernehmen. Colex durchsucht das verbundene Konto nach Rechnungen und Belegen, legt relevante Anhänge als Eingangsbelege ab, bereitet Betrag und Lieferant per OCR vor und erkennt passende Abbuchungen im Banking. Dadurch entfällt das Herunterladen, Umbenennen und Hochladen einzelner PDFs.

Zugriff und Datenschutz bleiben dabei im Blick: Rollen legen fest, wer MailDock lesen oder schreiben darf, Postfächer sind nutzergebunden, Mandanten sind getrennt und das Hosting erfolgt in Deutschland. MailDock ist ab dem Professional-Tarif verfügbar. Einen Überblick liefert der Vergleich.

Häufige Fragen

Mehr Vergleiche: sevDesk-Alternative, E-Rechnung, Anbieter-Vergleich.